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En el Éxito de mi Idea de Negocio el control de Ingresos y Gastos es fundamental

Hace un buen tiempo escribi sobre el control de los ingresos y gastos (ver el sgte link Exito en los Negocios= Buen Sistema de Control de Ingresos y Gastos), de cómo esta costumbre que se adquiere con el tiempo es fundamental para cualquier emprendedor o empresario consagrado, les propuse un método simple pero muy eficaz y quede pendiente en contarles sobre la planilla con la que me manejo.

A continuación, les contare un poco más sobre mi sistema, les vuelvo a recalcar para mí algo que queremos aplicar exitosamente debe ser lo más simple posible.

Bueno todo empieza en una simple planilla de Excel donde prepare una tabla lo mas especifica posible sin caer en datos irrelevantes. Se prepara una planilla por mes  y al final luego se las doce planillas se agrega una mas donde vemos el resultado general del año. Con las grandes posibilidades que nos ofrece Excel debemos aprovecharlas al máximo, existen formulas para pasar los datos de una planilla a otra lo cual hará que nuestra última planilla de resultados finales del año se complete automáticamente a medida que completamos los meses.

Primeramente, cree en la parte superior una tabla donde exclusivamente se cargan los ingresos, luego cito todos los conceptos de ingresos posibles que pueda yo llegar a tener, ejemplo; Sueldos, Comisiones, Intereses Generados, Bonificaciones, Otros Ingresos (donde pondremos ingresos no esperados como es el caso de las Herencias, etc.) Luego en la fila superior luego del título de Ingresos y antes de los conceptos van los días 1, 2, 3,… hasta el último día del mes (podemos remarcar en otro color los días sábados y domingos para distinguir fácilmente las semanas). Después de incluir todos los ingresos ponemos el “Total de Ingresos”.

Luego en la tabla de Gastos es prácticamente igual con la diferencia de que agregamos los gastos en vez de los ingresos, estos puedes ser: educación, seguro de salud, ropa, alimentación, alquiler de dpto., automóvil, seguro del automóvil, mantenimiento de automóvil, muebles, electrónica, supermercado, almuerzo y cena fuera de  casa, entretenimiento, impuestos y multas, etc. Luego va el “Total de Gastos”.

Una vez que tenemos esto creamos una tercera tabla en la parte inferior donde se agrega “Diferencia entre Ingreso y Gasto”, “Saldo Anterior” y por ultimo “Ingreso o Egreso Final”. En el primero va la diferencia entre el total del ingreso del día y el total del gasto del mismo día, en el saldo anterior copiamos cuanto tenemos de ganancia o perdida acumulado de los meses anteriores, en el caso del primer mes, ponemos el total de todos nuestro ahorros o si estamos bastante mal, (espero que no sea el caso) el total de todas nuestras deudas. Y por ultimo lo que nos queda es restar la “Diferencia entre el Ingreso y el Gasto” y el “Saldo Anterior”. Este resultado final será nuestro “Ahorro” o si es negativo nuestra “Deuda”

Algunos puntos a resaltar:

1. Puede ser muy interesante mantener esta planilla en Google Docs ya que así nos aseguramos de tener acceso desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento.

2. Si viajas mucho en diferentes países con diferentes monedas, entonces, puedes prepararte una tabla aparte con los días de tu viaje y trabajas con la moneda local, una vez vueltas a tu país de origen simplemente realizas el cambio del saldo final y lo copias en tu planilla original, así no te preocupas por los cambios todo el tiempo.

3. No te olvides de la última columna, la de los “Totales”, luego de los día, ya que esta será la que se debe copiar automáticamente a la hoja de resultados mensuales que preparamos de la misma manera que esta, con la salvedad que en vez de incluir días solo nos manejaremos con los meses y sus saldos correspondientes.

4. No deben olvidar copiar la planilla que hicieron así solo deben hacer unos arreglo cada mes, mi recomendación es que preparen la planilla completa, es decir, todos los meses  y el resumen, de una sola vez así no habrá escusas al momento de cargar los datos.

5. Es recomendable manejar todos los meses del año y el cuadro resumen en un solo archivo de Excel.

6. No olviden hacer un backup por lo menos una vez cada mes.

7. Personalmente suelo imprimir una copia de la planilla cada mes, con esta me manejo muy bien, ya que es muy fácil anotar los datos, lo cual hace más ordenada la carga de datos.

A continuación le muestro un formato de como debería quedar la planilla:

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